Últimamente vengo leyendo en varios lados críticas muy fuertes hacias las meetings señalandolas como grandes agujeros negros que se consumen toda la productividad, obviamente estoy de acuerdo con dichos artículos dado que cotidianamente sufro perdidas de tiempo importantes en meetings sin sentido que apoyan poco y nada a la productividad de los participantes.

Si uno piensa detenidamente el ideal de las meetings no es malo, debería ser un intervalo de tiempo donde todos los involucrados sincronizan y discuten una idea (o varias) para ponerse de acuerdo y continuar con sus trabajos. Hasta aquí fantástico, es algo muy óptimo y mucho mas rápido que estar escribiendo miles de líneas en un chat o respondiendo cadenas interminables de emails.

Entonces, cual es el problema con las mismas ?, de mi experiencia diaria y de leer varias experiencias ajenas, puedo identificar varios factores que afectan al beneficio que uno pretende obtener de una meeting.

El primero de ellos es que los managers (principales generadores de meetings) son Meetings Dependientes, ante cualquier duda pretenden crear meetings dado que la mayoría de ellos estan incapacitados para tomar desiciones por si mismos, necesitan la colaboración de las personas con las que trabaja para tomar sus desiciones. El problema es que abusan de las reuniones para obtener la información que necesita. Estas personas deberían utilizar algunos caminos alternativos para evitar realizar meetings, algunos de ellos serían

- Ponerse en contacto individualmente con los miembros del equipo para evacuar sus dudas (Via mail, chat, teléfono).

- Evitar la reincidencia, no preguntar varias veces lo mismo, una vez resuelto un tema recordar la solución y no volver a preguntarlo.

- Llevar notas de lo hablado, asi cuando surja una duda sobre algo ya hablado se puede volver a los logs anteriores.

- En caso de tener que preguntar, formar bien la pregunta, ser breve, ir al grano, aceptar las respuestas como son y no ser inquisitivo para escuchar lo tiene ganas de escuchar.

Otro de los focos generadores de meetings es la necesidad de saber donde estamos parados, la necesidad de tener visibilidad. Para solventar esta cuestion el manager debe contar con herramientas de gestion para poder determinar en cualquier momento, en cualquier lugar, sin necesidad de preguntar a nadie, donde estamos parados. Un manager que incansantemente pregunta donde estamos es un mal manager, no sabe realizar un trabajo de seguimiento. Para saber esto el manager debe definirse un proceso para obtener esta información (llamese usar Jira, Trac, Mantis, Actualizar una planilla, realizar envios diarios de mail con el avance, o lo que sea) sin necesidad de caer en meetings interminables.

El tercer generador de meetings es el cliente, este tiene incertidumbre, quiere saber donde esta el proyecto en todo momento, siempre tiene dudas, nuevas ideas, miedos, cosas que identifica sobre la marcha y desea revisar, y lo mas importante, todo es urgente, por ende todo termina en una meeting. Para esto debemos aplicar gestion sobre nuestro cliente y acostumbrarlo que NO todo es importante, a que utilice mails para enviar consultas y sepa esperar respuestas, debemos ser proactivos y tratar de identificar las necesidad del cliente antes que lo pida y sobre todo, ser claros con las comunicaciones que enviamos al mismo, tener un dialogo e interlocutores unificados para evitar doble discurso y confusiones.

El último factor que identifico son nuestros pares del equipo, ellos necesitan saber que estamos haciendo, como lo estamos haciendo, que vamos a hacer después, suelen necesitar ayuda, suelen necesitar orientación, etc. El primero paso aquí creo que es tratar de alentar al equipo a ser independiente, que sepa leer código, que sepa googlear las soluciones, que sepa pensar por si solo. El seguno paso es tratar de documentar los trabajos, pero sin generar documentos muertos, docuemntar solo lo importante, de manera breve, corta, consisa y si se puede con un gráfico que acompañe. Por último, es comunicarse casi casi de modo offline, para esto lo mejor que vi hasta ahora es usar alguna herramienta de chat compartido tipo los grupos de Skype, esto ayuda bastante a agilizar la comunicación sin necesidad de una respuesta inmediata.

A que quiero llegar con esto, a que debemos orientarnos a no ser dependientes de las meetings, a tratar de buscar alternativas de comunicación, usar herramientas de soporte, a tomar la información cuando esta disponible y depender de una meeting para adquirirla, a ser autonomos sin dejar de formar parte del team, a poder ser objetivos y determinar claramente cuando algo es urgente y cuando no, ser objetivo para determinar quien puede darnos la información que requerimos sin necesidad de molestar a todo el team.

Bien, ahora como bien sabemos nunca vamos a poder escapar 100% de las meetings, podemos llegar a trabajar con un equipo excelente, un manager clarividente que ve mas alla de lo evidente, clientes super piolas que confian en nosotros, etc, igualmente tarde o temprano vamos a tener meetings. Por ende, es bueno tener estos tips que rejunte de varios posts para tener meetings efectivas, y quien dice, capaz que no nos afecta tanto si los aplicamos bien.

- Agendar meetings por la tarde, la mañana suele ser el momento con mas capacidad para trabajar, no lo desperdicie en meetings

- Preguntar siempre

por que esta meeting ?
por que debo estar yo en esta meeting ?

si no hay una respuesta clara dejar claro que no es necesario que usteded participe.

- No invite a todo el mundo por que sí, sea conciente de a quien invita, señale quienes son obligatorios y quienes pueden ser opcionales.

- No plane meetings semanales, considere realizarlas cada tres semanas o cada dos de ser muy necesario. Reconsiderelo varias veces si realmente necesita ser semanal, no tome la desición de hacerlo semanalmente a la ligera. Si mas tarde se dio cuenta de que no necesita ser semanal, cambielo, su desición no se grabado en piedra.

- Limitar la meeting a 30min, si es posible solo 15min. No exceda ese tiempo. Siempre pregunte por el tiempo a asignar.

- Tener una agenda clara de los tópicos a tratar, forzar la agenda en la meeting.

- Prepare la meeting, no improvise en la reunion, incluso si usted es un participante familiaricese con los temas a tratar preguntandole primero al organizador cualquier duda previa.

- Llegue siempre a tiempo a la reunion.

- No espere a gente que llega tarde, comience la reunion a la hora que estaba planeada.

- No haga resúmenes de lo hablado para la gente que llega tarde. Que vean la minuta después de la reunion.

- Si usted llego tarde, no interrumpa saludando, espere a un momento de silencio para saludar si es necesario. Si es por telefono y puede, avise al organizador por chat o mail que entro al conference room.

- Evitar temas externos a los de la agenda.

- Sea rápido y consiso al saludar, a nadie le interesa lo que hizo el fin de semana o que lleva puesto, si cuando llego a la reunion esta no empezo no comienze a hablar de cosas externas a la agenda. Si quiere hablar cosas personales con alguien que esta en la reunion vealo mas tarde.

- Si va a usar proyector o cualquier dispositivo tecnológico, pruebe todo 15min antes.

- Si la meeting usará una session WebEx, GoToMeeting o JoinMe, como participante ingrese 5min antes, como organizador comienze todo 15min antes.

- Caye a los participantes que se van de tema, que dan vuelta sobre el mismo tema, o que se van por las ramas, no deje que hagan perder el tiempo de los demas.

- El que organizo la meeting debe ser el responsable, no deje que otra persona tome el control de la reunion.

- No use las reuniones como un Juicios en búsqueda de culpables, trate estos temas individualmente.

- Si algo no funciona como lo esperado, no pretenda hacer fixes en la meeting, salte el tema y prometa enviar soluciones luego.

- Sea consiente de que probablemente no todo se resuelva en la meeting, por ende cuando un tema toma demasiado tiempo en resolverse ponga como punto final analizar el tema en cuestion y buscar una respuesta tomando en cuenta los puntos conversados en la meeting. Esto es obligación del dueño de la meeting.

- Hacer una minuta de la reunion y dejarla en algun lugar accesible para todo el mundo.

Tenga en claro que nadie, nadie, quiere estar en la meeting, por ende no pierda el objetivo de la misma y ayude a que termine pronto, usted como cliente se vera beneficiado por que podrán trabajar en completar su solución, lo mismo como manager sumado el plus de que su equipo estará agradecido con usted. Incluso como compañero de team, entre mas rápido se discutan los temas mas armonía de equipo existirá.

En resumen

- Evite todo tipo de meetings usando la creatividad para ello, pero si las necesita hagalo.

- No haga meetings programadas, nadie las entiende, nadie las preparas y suelen no tener topicos claros.

- Si va a relizar una meetng aplique los tips comentados

Si ustedes es una de esas personas que tiene que estar todo el día en meetings y piensa que ese es su trabajo y por ello se cree importante, probablemente tiene un monton de inoperantes a su cargo que lo necesitan todo el tiempo para tomar desiciones por que ellos son incapaces de tomar alguna o usted es un inoperantes que no puede hacer nada por si solo por ende molesta a todo el mundo, o en el peor de los casos usted es las dos cosas. Cualquiera sea su razón, puede evitarlo.

Si me inspiro el próximo va relacionado a las threads de emails con copia a todo el mundo que son interminables. Aca van unos links

http://www.vancouversun.com/business/productiveconversations/meetings+kill+productivity/6690596/story.html

http://www.fastcompany.com/1837301/5-ways-process-killing-your-productivity

http://www.entrepreneur.com/blog/222759

http://www.lifehack.org/articles/productivity/kill-meetings-to-get-more-done.html

http://facilethings.com/blog/en/others-productivity-killers

http://www.psychologytoday.com/blog/wired-success/201204/why-meetings-kill-productivity?goback=%2Egde_1956828_member_153805186

http://www.effectiveday.com/10bigmistakes/

http://killthemeeting.com/